Bagi yang bekerja di perusahaan atau instansi pemerintahan, perlu mengetahui tentang sistem penyimpanan arsip. Jenisnya banyak, namun tidak semua cocok diterapkan pada perusahaan tempat kita bekerja.
Sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan arsiparis (staf kearsipan) saat melakukan indexing, baik melalui aplikasi kearsipan atau kartu kendali. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui apa saja sistem penyimpanan arsip agar bisa memilih sistem yang cocok dengan kebutuhan bagian kearsipan.
Apa saja sistem penyimpanan arsip yang sering diterapkan pada perusahaan di Indonesia? Yuk simak selengkapnya di bawah ini!
Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Umumnya, sistem penyimpanan arsip ini digunakan arsiparis yang melakukan klasifikasi arsip atau dokumen berdasarkan nomor (numerik) sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Kelebihan dari numerical filing system ini adalah lebih sederhana, cepat serta bisa digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan bisa dicantumkan sebagai nomor referensi ketika korespondesi dengan pihak internal maupun eksternal.
Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Berbeda dengan sistem penyimpanan arsip sebelumnya, alphabetical filing system ini menggunakan metode penyusunan dokumen menggunakan abjad yang dilakukan secara berurutan. Mulai dari arsip berawalan huruf A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.
Sistem ini memiliki kelebihan, yakni kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama dan juga lebih mudah mencari dokumen yang dibutuhkan.
Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Apabila kita butuh mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal ini bisa diterapkan pada perusahaan. Metode indexing yang digunakan dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat.
Lalu, disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan bahkan bisa berdasarkan tahun sesuai kebutuhan. Kelebihan dari sistem satu ini ialah cocok digunakan bagi dokumen atau surat yang mempunyai tanggal jatuh tempo, mudah dan sederhana saat indexing.
Selain tiga sistem di atas, ada juga sistem subjek dan sistem wilayah. Masing-masing memiliki kelebihan, tinggal yang mana yang cocok dengan kebutuhan kita. Penataan arsip akan lebih rapi dengan menggunakan kardus arsip dari Tukang Kardus.
Tidak hanya kardus arsip, pabrik yang terletak di Tangerang ini juga melayani berbagai macam kardus aneka bentuk dan ukuran seperti kardus sepatu, kardus kue dan masih banyak lagi. Terbuat dari bahan-bahan berkualitas, serta diolah dengan mesin-mesin terbaik membuat kardus buatan mereka memiliki kualitas tinggi.
Untuk informasi yang lebih lengkap, silakan kunjungi laman tukangkardus.com. Semoga bermanfaat!